 Arsip Statis |
Preservasi arsip mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
Aktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton "bebas asam"), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Preservasi di Arsip Nasional dibagi menjadi program restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru, di bawah Direktorat Preservasi, yang membawahi Subdirektorat Retorasi, Subdirektorat Reproduksi dan Subdirektorat Instalasi Laboratorioum.
Aktivitas di Subdirektorat Restorasi mencakup aktivitas-aktivitas untuk melestarikan usia guna arsip-arsip konvensional dalam format asli mereka.Memperbaiki dan menstabilkan arsip-arsip tekstual (naskah-naskah baik yang dijilid maupun yang tidak dijilid, dan juga kartografi), dan bertanggung jawab juga terhadap pemeliharan dan perawatan arsip-arsip media baru yang mencakup gambar bergerak, foto, mikrofilm, arsip rekaman suara. Subdirektorat ini berkerja sama dengan Instalasi Laboratorim dalam melakukan uji laboratorium terhadap arsip yang akan maupun yang telah direstorasi, dan juga bekerja sama dengan Subdirektorat Reproduksi dalam rangka memformat ulang dan menduplikasi arsip-arsip baik dalam format tekstual maupun non-tekstual dalam rangka pelsetarian dan pelayanan arsip. Kegiatan ini mencakup menduplikasi film-film bergerak, foto, mikrofilm dan arsip rekaman suara; memikrofilmkan arsip-arsip tekstual; memformat ulang arsip-arsip rekaman dari format-format yang telah usang dan tidak dapat digunakan pada peralatan playback yang ada, serta melakukan digitalisasi arsip. Aktivitas-aktivitas ini akan menghindari arsip-arsip yang rentan untuk digunakan secara langsung, namun tetap memberikan akses ke isi informasional yang dikandungnya dengan cara menangkap informasi tersebut ke format yang baru. Restorasi dan reproduksi arsip harus memepertimbangkan aspek reliabilitas dan otentisitas sehingga struktur, isi dan konteks arsip tersebut tetap terjaga. Preservasi arsip juga mencakup program pemulihan terhadap bencana.
Bagian dari proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil.
Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
 1,2kerusakan biologis 3mikroorganisme pada foto 4kerusakan oleh serangga 5microorganisme pada disk dlm ruang lembab 6dokumen terbakar. |
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.
1. Kerusakan arsip
Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.
Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga
Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah seberulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yangpelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di pelbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanyam membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilidan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya.
Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.
Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
Zat-zat kimia yang terdapat dlaam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, dbu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip.
Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya.
Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.
Faktor kerusakan kertas uamg lain inilah yang disebabkan oleh asama. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri. Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.
Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:
sumber : http://www.anri.go.id/web/index.php?m=arsip_statis&id=4&sbstatis=3&PHPSESSID=8b38ba1651c2e6f4a40837543d06b297
- Melakukan pengujian kualifikasi mutu sarana dan prasarana arsip
- Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi
- Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip
- Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip
No comments:
Post a Comment